Hoe schrijf je een goede business case?  
     
 

Natuurlijk zijn er de verhalen van ondernemers die hun business cases op een bierviltje maken. Maar in het algemeen moeten innovatie-initiatieven die een aanzienlijke invloed hebben op de interne processen of de levering van klantendiensten en die een aanzienlijke toewijzing of herverdeling van de middelen vereisen, worden gerechtvaardigd door middel van een business case. Centraal in een business case is het business case document waarin je alle relevante informatie over het innovatie-idee inbrengt. Alle business cases bevatten een financiële rechtvaardiging, maar dat is niet het enige doel van het document. De business case is de plek waar alle relevante feiten gedocumenteerd en met elkaar verbonden worden in een coherent verhaal. Dit verhaal vertelt mensen over het wat, wanneer, waar, hoe en waarom:
• Waarom is het project nodig?
• Hoe zal het idee de problemen oplossen of kansen realiseren voor de organisatie?
• Wat is de aanbevolen oplossing(en)?
• Hoe verhelpt deze oplossing de problemen op te lossen? Wat zijn de voordelen?
• Wanneer zal de oplossing worden opgestart?
• Hoeveel geld, mensen en tijd zijn er nodig?

 
     
  Wat is het nut van een business case?  
  Dit document wordt geschreven met verschillende bedoelingen:
• Het dwingt u of uw team achterover te leunen en na te denken over al het werk dat al gedaan en voltooid is. Het biedt de mogelijkheid om een stap terug te zetten en opnieuw te kijken naar alle feiten en veronderstellingen.
• De business case verzamelt de kennis over hoe het bedrijf zowel met als zonder de definitieve oplossing zich ontwikkelt. Het controleert of de oplossing voldoet aan de behoeften van de business.
• Het is een belangrijk document in het aanvragen van financiering. Het vereenvoudigt de ontwikkeling van de financiële verantwoording en zal meestal gaten of problemen identificeren.
• Het biedt een consistente boodschap aan vele verschillende doelgroepen. Het biedt dus een helikopter overzicht van het hele project dat alle betrokkenen (klanten, management, operaties, onderzoek & ontwikkeling, verkoop, boekhouding, financiën, enz.) over het project informeert.
 
     
  De inhoud van een business case  
 

De essentiële elementen van uw business case zijn:
• een boeiende behoefte-georiënteerde omschrijving van het probleem of de "pijn"
• een duidelijke beschrijving van de aangeboden oplossing voor dat probleem
• een beschrijving van de specifieke doelstellingen die moeten worden bereikt
• een beschrijving en motivering van de voorkeuraanpak
• een verklaring van de waarschijnlijk risico's en hoe zij worden aangepakt
• een basisniveau van werk- of actie plan met een tijdlijn en de voornaamste mijlpalen
• een projectmanagementplan en namen en rollen van belangrijke managers
• kostenramingen en potentiële bronnen van financiering
• de tegengestelde argumenten en de reacties hierop
De complexiteit van een business case en de bereidingstijd hangen af van de aard van het initiatief. Een business case kan worden ontwikkeld in een paar uur of kan vele maanden in beslag nemen. Het kan zelfs nodig zijn om te starten met een proefproject om de haalbaarheid te testen van een bepaalde aanpak alvorens de business case te voltooien. In dit geval is een aparte business case nodig ter ondersteuning van het proefproject.

Ook het aantal pagina's van een business case varieert. Het kan een kort 1-2 pagina document zijn of een uitgebreide evaluatie die 75-100 pagina's neemt. De lengte van de business case moet echter beperkt worden tot een minimum zodat die gefocust blijft op het onderwerp en enkel relevante informatie presenteert op een duidelijke en beknopte wijze gericht op de ondersteuning van de besluitvorming.

 
     
  Een business case is niet statisch  
  De business case is geen statisch document. Zodra een initiatief goedkeuring heeft om verder te gaan, moet de business case worden herzien en geactualiseerd op belangrijke beslissingsmomenten. Daarom is de business case een dynamisch document gedurende de levensduur van het initiatief totdat het project is gerealiseerd. De business case evolueert zodra er aanvullende of meer accurate informatie is verzameld. Een eerste business case gebeurt waarschijnlijk eerder op hoog niveau op basis van ruime ramingen en eerste schattingen. Deze high-level business case wordt dan aangepast en verfijnd zodra verdere feiten en cijfers worden verkregen bijvoorbeeld na een haalbaarheidsstudie of een gedetailleerde behoefte-evaluatie. Ze kan ook worden verfijnd na een ontwerpraming of een prijsaanvraag. Zelfs nog bij uitvoering wanneer de definitieve ontwikkelingskost gekend is, de operationele kosten en de voordelen verfijnd zijn en de specifieke operationele risico's en effecten beter ingeschat kunnen worden.
 
     
  Wat zijn de kenmerken van een goede business case?  
  Het doel van een business case, is een overzicht te hebben van alle relevante informatie en de argumentatie van de in te slagen weg te verduidelijken op een duidelijke, logische en complete manier. De business case wordt meer overtuigend als de argumenten worden ondersteund door harde gegevens:
• als belanghebbenden worden aangehaald, lever dan bewijs van raadplegingen
• verstrek bewijs van uitgevoerd onderzoek naar de bestaande situatie en verwachte verbeteringen
• vermeld ervaring opgedaan door andere organisaties in uitvoering van hetzelfde type van initiatief (dit biedt een goede realitycheck)
• doe een nauwkeurige kostenberekening van alternatieven en verwachte voordelen gebaseerd op een grondige aanpak en het gebruik van relevante beoordelingstools
• lever referentiemateriaal (artikelen, websites, bibliotheken, boeken enz.) op alternatieven
 
     
  Waarom worden business cases niet goedgekeurd?  
  Een business case is een verzoek om ondersteuning voor een initiatief waarbij meestal een engagement wordt aangegaan voor middelen en geld. De uiteindelijke beslissing vereist overwegingen en beoordelingen van kwesties die misschien niet overwogen zijn in de business case. Het is heel goed mogelijk dat de business case goed geschreven en dwingend is maar dat andere prioriteiten voorrang hebben. Het kan ook zijn dat het besluitvormingsorgaan goed geïnformeerd is door de business case maar het niet eens is met de conclusies. Er zijn veelvoorkomende redenen waarom een business case niet opgevolgd wordt:
• er zijn geen overtuigende argumenten
• de voordelen zijn te beperkt
• er zijn lacunes in het bewijs ter ondersteuning van het argument
• de gebruikte methodologie om de opties te beoordelen wordt niet begrepen of aanvaard
• de kostenberekening mist strengheid
• de vereisten van de business case sjabloon werden niet voldaan
• andere zakelijke prioriteiten hebben voorrang
Wanneer de aanbevelingen van een business case niet worden opgevolgd, moeten de redenen worden gedocumenteerd. De uitleg is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de basis voor de afwijzing kan worden begrepen en dat eventuele tekortkomingen in de business case worden herkend.

Om te profiteren van de business case methodologie, is een strenge, objectieve en eerlijke toepassing ervan nodig. Het verlaagt de kans dat er slechte investeringen gebeuren en verhoogt de kans op succesvolle realisaties van innovatieve ideeën.

 
     
     
 

INNOVATION, NEW BUSINESS & GROWTH

Copyright www.gro3.com | All rights reserved